Facilitaire dienstverlening.

De leer van de facilitaire dienstverlening die ook wel facility management wordt genoemd, wordt onder meer op hogere beroepsopleidingen onderwezen. Zij zou geschikt kunnen zijn als tool voor de reorganisatie van slecht functionerende publieke dienstverleners. Beleidsbepalers in die sector zouden een professionele basis kennis kunnen opdoen in deze belangrijke tak van de organisatieleer.
Omdat facilitaire diensten in het algemeen worden begrepen als diensten van secundaire betekenis, die ter beschikking staan aan het management, komt men daar zelden op de gedachte dat men zelf een vorm van facilitaire dienstverlening zou kunnen zijn.
Toch blijkt dat in een aantal gevallen wel het geval te zijn. In de zorg bijvoorbeeld is de medische dienstverlening de kerntaak en is al het andere, inclusief het management, facilitair. Idem in het onderwijs en in een aantal vrije beroepen. Managers zijn niet gewend om aan zich zelf te denken als nevengeschikt aan de mensen die de gebouwen schoonmaken, de administratie bijhouden of andere hulpdiensten verlenen, maar zij zijn dat in de professionele wereld eigenlijk wel.
De kwaliteit van een ziekenhuis of bejaardeninrichting wordt afgemeten aan de zorg voor de patiënt en niet aan de gemaakte winst of de snelheid waarmee er maandelijks cijfers worden geproduceerd. Dat houdt niet in dat dit soort nevendiensten niet belangrijk zijn. Juist omdat men aan een behoorlijke zorg niet meer toekomt als een ziekenhuis niet op tijd en correct declareert, of als andere hulpdiensten niet op orde zijn, moet de organisatie ervan aan redelijke kwaliteitseisen voldoen.
Van de andere kant is het duidelijk dat we op de verkeerde weg zijn wanneer het management zich een oordeel aanmatigt over de kwaliteit van de zorg en het onderwijs en het daarin de prioriteitstelling gaat bepalen. Dat horen mensen te doen die daar voor opgeleid zijn en ervaring in hebben. Managers zijn daarvoor niet opgeleid en hebben die ervaring niet. Dat zijn amateurs als het gaat om de zorg zelf. Hun terrein is dienstverlening aan de artsen en het verplegend personeel. Van de andere kant zijn de zorgverleners weer amateurs als het gaat om de organisatie van grote instellingen. De organisatiemensen en de professionals zijn over en weer van elkaar afhankelijk, maar dat geldt eigenlijk voor iedereen die onderdeel van een organisatie uitmaakt.
Van een site over facility management heb de onderstaande info gehaald. Zij geeft een redelijke indruk van de inhoud van het facility beroep en van de inhoud van de opleiding. Het geeft naar mijn ervaring de functie van het management in de wereld van het vrije beroep goed weer. Het lijkt me een aanzienlijk betere opleiding te zijn voor ziekenhuisdirecteuren en schoolleiders dan de opleidingen die deze mensen op dit moment krijgen, in de officiële managementopleidingen of op de sociologische en economische faculteiten van onze universiteiten.

‘Als facility manager of facilitair manager regel je, simpel gezegd, het huishouden van een bedrijf. Je zorgt dat elk personeelslid alle diensten en middelen (faciliteiten) tot zijn beschikking heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Zo regel je catering, beveiliging en schoonmaak. Het is moeilijk af te bakenen waar je je wel en niet mee bezighoudt. Bijvoorbeeld: bij sommige bedrijven valt de IT-afdeling onder de facilitaire afdeling, bij andere niet.
Als facilitair manager ben je heel belangrijk voor de kostenbesparing van een organisatie. Het ziekteverzuim bijvoorbeeld kan worden geminimaliseerd door de werknemers een optimale werkomgeving te bieden. Dit is een voorbeeld van hoe je als facility manager meedenkt over hoe de facilitaire organisatie kan bijdragen aan het bedrijfsresultaat.
Elke persoon in de organisatie moet kunnen werken op een goed onderhouden werkplek, moet zonder problemen zijn auto kunnen parkeren, en ’s middags behoorlijk kunnen lunchen. Soms geven werknemers zelf aan dat er iets beter kan. Er komt bijvoorbeeld het verzoek binnen om een nieuwe bureaustoel. Je beoordeelt dan de noodzaak daarvan. Bij een relatief eenvoudig verzoek als dit voorbeeld komt het misschien niet eens bij jou terecht, maar heeft de conciërge aan wie je leiding geeft zelf de mogelijkheid om het op te lossen.
Je denkt na over hoe de bedrijfsruimtes efficiënter kunnen worden ingericht. Je adviseert over werkplekinrichting en interne verhuizingen. Stel dat de keuken verbouwd moet worden. Als facility manager heb je het bouwplan van het gebouw en kun je dus beoordelen of en hoe verbouwingen gerealiseerd kunnen worden. Of stel een afdeling wil uitbreiden. Je gaat dan op zoek naar een passende ruimte. Misschien moet er een pand gehuurd of gekocht worden. Je bent dan betrokken bij het hele traject dat dan in gang wordt gezet.
Een van de hoofdtaken is het onderhouden van het gebouw. Sommige onderhoudskwesties vallen onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder van het pand (als het een gehuurd pand is). Het is jouw taak om aan de bel te trekken als dat nodig is. Bij grote bedrijven worden veel aankopen centraal gedaan. Neem bijvoorbeeld de leasecontracten. Jij inventariseert de behoeftes en de financiële mogelijkheden. Op basis daarvan ga je bijvoorbeeld offertes aanvragen bij een paar kandidaat-leveranciers.
Je bent hoofd van bijvoorbeeld de afdelingen beveiliging, catering, schoonmaak en wagenparkbeheer. Je verdeelt de rollen en taken in de teams. Je stuurt de teamleden aan en begeleidt ze. Ook voer je met hen beoordelings- en functioneringsgesprekken. Bij het leidinggeven lijkt je takenpakket op dat van elke manager. Dat wil zeggen, je maakt een planning, je organiseert, je geeft leiding en je controleert.
Facilitaire managers mogen steeds meer meedenken over bedrijfs-strategische processen. Hoe kan de facilitaire organisatie optimaal bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelen? Hoe optimaliseer je interne facilitaire processen? Misschien is een reorganisatie gewenst. Steeds meer bedrijven richten een facilitair loket of facilitair coördinatiecentrum in. Dit houdt in dat alle klachten, wensen, informatie en storingen centraal binnenkomen. De facilitair manager is degene die het facilitair loket opzet of aanpassingen aanbrengt in de dienstverlening van een bestaande afdeling.
De facilitaire processen zijn meestal ondergeschikt aan de kernactiviteit van de organisatie. Als facilitair manager moet je in staat zijn om de verschillende facilitaire processen zodanig te plannen en organiseren dat het primaire proces hiervan geen hinder ondervindt. Daarbij komt dat je als facilitair manager steeds met veel dingen tegelijkertijd bezig bent. Hoofd- en bijzaken onderscheiden is essentieel.
Als facility manager zorg je voor een goede prijs-kwaliteitverhouding van de diensten die je levert. Zonder dat de kwaliteit er onder mag lijden, valt er door jou aan de kostenkant veel winst te pakken. Dus als onderhandelaar met leveranciers laat je je niet de kaas van het brood eten.
Als facility manager loop je nooit te dromen. Elke wandeling door de gangen van het bedrijf is een mogelijkheid om nieuwe dingen op te merken. Is dat stopcontact kapot? Is die persoon een nieuwe medewerker of moet ik even de beveiliging inschakelen?
Je bent vaak met twintig dingen tegelijk bezig: een interne verhuizing, gesprekken met leveranciers, afspraken met de conciërge, enzovoort. Alleen als je die dingen met discipline afhandelt, voorkom je dat de boel langzaam afglijdt.
Je moet het leuk vinden om andere mensen van dienst te zijn. Natuurlijk krijgt een goede facility manager vaak complimenten voor zijn werk. Maar het is ook een functie waarin je soms pas van mensen hoort als er een enkele keer iets niet goed is gegaan.
De verschillende facilitaire processen (gebouwbeheer, catering, etcetera) worden steeds vaker met een geïntegreerde softwaretool bijgehouden. De verschillende modules maken dan gebruik van een enkele database.

Er is over facility management veel meer te vinden op het internet, maar dit lijkt me een aardige indruk te geven en het is goed leesbaar. Bovendien geeft het de taak van een ziekenhuis directie of een schooldirectie aardig weer. Als men zich zelf er niet in herkent komt dat omdat de meeste van dergelijke bestuurders weinig notie hebben van wat er van ze wordt verwacht. Ze doen vaak of te veel of te weinig. Ze laten de professionals onvoldoende ruimte en letten te weinig op de zaken die in geen enkele organisatie goed lopen als er niet iemand is wiens primaire verantwoordelijkheid dat is.

Advertenties

Over akasdorp

gepensioneerd advocaat
Dit bericht werd geplaatst in bedrijfsleven, Organisaties, overheid. Bookmark de permalink .

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s